COMMENT REDIGER VOS MAILS #2 ?

envoi de mails
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La semaine dernière, j’ai un peu fait le malin en publiant un article sur comment rédiger vos mails. L’article tenait en une phrase et ce conseil vous devez le suivre absolument… Trêve de plaisanterie, j’ai fait une petite étude sur les centaines de mails que j’ai pu envoyer aux pros et je crois pouvoir faire un constat. Voici Comment rédiger vos mails #2 ?

 

L’OBJET

 

Le mail est devenu la première approche auprès des pros, il faut donc veiller à ce que celui- ci soit intéressé dès les premières lignes. Et la première ligne de votre mail, c’est l’objet. Il déterminera s’il sera ouvert ou non. Lorsque j’ai cité le nom de mon groupe dans l’objet, du style : « La Princesse est dans les cordes, le groupe de rock à paillettes », par exemple, les retours sont quasi unanimes… RIEN, NADA, PEAUX DE BALLES…

Ces résultats m’ont amené à réfléchir très sérieusement sur l’impact de l’objet de mes mails, j’ai donc décidé de changer de technique et d’être très court. Le meilleur taux d’ouvertures que j’ai eu, c’est grâce à l’objet « Renseignements ». Il semble qu’il incite à l’ouverture car il doit générer la curiosité chez mes interlocuteurs. Le mail est ouvert, mais il ne me garantit aucune réponse.

 

LE CORPS DU MAIL

Première chose à écrire : Bonjour. C’est stupide, mais beaucoup d’entre nous oublient de commencer par cela. Si vous connaissez le prénom de votre interlocuteur, mentionnez-le pour plus de proximité.

 

Ensuite, présentez- vous en 1 ou 2 lignes maximum. Le mail n’est pas votre bio. Sachez que les pros reçoivent un nombre incalculables de messages dans la journée. Soyez concis, car ça n’apporte rien de savoir que le commissaire Bialès est né en 1976 à Oran…Bref je m’égare…

 

Une fois votre présentation faite, indiquez quelles sont les raisons de l’envoi du mail, toujours en étant bref. Votre interlocuteur se doute de la raison du contact.

 

Puis écrivez pourquoi vous souhaitez collaborer avec cette structure, et ce qu’elle peut vous apporter dans le développement de votre projet.

 

Glissez un ou des liens, de préférence votre site internet et un lien où voir vos vidéos.

30/12/2015
NDLR : Je me permets d’ajouter cette contribution très intéressante de Will, l’un des lecteurs du blog :

Une phrase montrant la jonction entre nous et l’interlocuteur est encore mieux : « si j’en crois votre programmation de la saison dernière, notre groupe est totalement en adéquation avec votre ligne artistique ».

Pour ça, ça vaut le coup de prendre le temps de chercher des informations sur la structure contactée. Comme pour les recherches de boulot, il vaut mieux contacter moins de personnes en le faisant bien qu’envoyer en masse des mails impersonnels qui finiront à la poubelle.

Les gens aiment les choses familières « vous avez programmé XXX avec qui nous avons partagé des scènes ». C’est encore mieux si on a des amis communs : « je vous contacte sur les conseils de Machin qui m’a donné vos coordonnées ».

Pour la signature, je ne rejetterais pas forcément le « cordialement ». Il est certes archi usé, mais il me semble un bon compris entre le trop familier « amitiés » ou « amicalement » incongru envers quelqu’un qu’on ne connaît pas tout en évoquant une certaine chaleur. Quand j’apprécie particulièrement la structure ou la personne à qui je m’adresse, je mets souvent « très cordialement ». Mais selon l’interlocuteur ou l’institution, des formules plus cool comme « à très vite » ou « j’espère à très bientôt » sont souvent adéquates.

 

LA SIGNATURE

Cette partie est très importante, car elle ne vous fera pas gagner le titre, mais vous risquez de perdre le championnat, si vous signez n’importe comment. Comme je le dis dans l’article précédent comment rédiger vos mails #1 ? Ne signez pas, musicalement, musicalement vôtre, guitaristiquement ou tout autre terme finissant en –ment… Vous êtes certains de n’obtenir aucune réponse.

 

gif envoi mail
Le pro qui reçoit un mail signé musicalement…

 

VOS PIECES JOINTES

Envoyez votre bio et un communiqué de presse en pièces jointes. Ce n’est pas la peine de blinder la messagerie de votre interlocuteur avec tous les titres de votre album. Pour l’envoi de vos morceaux, préférez le lien vers votre site.

 

CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE

 

N’envoyer pas de messages privés sur les profils persos FB des pros. Même si Facebook est un lieu public, il y a quand même un sentiment de vie privée. C’est d’ailleurs pour cela qu’on parle de message privé…

 

Si vous envoyez quand même un message sur les profils persos, ce n’est pas parce qu’il est vu qu’il est lu… Donc rien ne sert de relancer dans la minute. Vous ne ferez qu’agacer votre interlocuteur et vous donnerez un mauvais à priori sur votre projet.

 

N’écrivez pas un roman, votre mail sera jeté à la poubelle dès l’ouverture, sachez que l’enfer est un pavé de bonne intentions… (ceci est un jeu de mots…)

 

Evitez de vous présenter en tant que musicien, privilégiez la présentation de votre structure juridique…

Pour clore cet article, voici ce qui me semble être un bon mail à envoyer…

 

Objet : Renseignements

Bonjour,
Nous sommes un label associatif indépendant et nous développons le projet (votre nom de groupe), groupe de (votre style), situé dans la région (précisez la région).

Dans le cadre de la sortie, tournée, promotion (tout dépend de votre interlocuteur), nous sommes à la recherche de partenaires susceptibles de nous épauler, soutenir, permettre de… (précisez en quoi la structure peut vous aider…).

C’est pourquoi nous vous contactons.

Je vous joins, à ce mail une bio, un communiqué de presse, ainsi que nos coordonnées.

Vous pouvez visiter le site de (votre groupe) en cliquant sur www.lesacharnes.org.

J’espère que ce mail éveillera votre curiosité.

Dans l’attente de vous lire.

A bientôt, ou bien à vous, ou à très vite, ou ce que vous voulez mais pas musicalement ou de truc en -ment…

Vincent
0607080910

 

Voilà, j’espère que vous y trouverez quelques pistes pour rédiger vos futurs mails !

Merci pour tous vos messages, vos likes et vos votes sur les golden blogs 2015, car il semble que vous soyez très réactifs.

Merci d’être des Acharnés.
A bientôt,
Vincent

4 Comments

  1. Bon article, bons conseils. Y compris celui de Sincever. J’ajoute que tout ce qui peut contribuer à évacuer l’image d’un mail impersonnel qui aurait été envoyé à l’identique à X personnes ou structures et bon à mettre. Quand on vous parle de vous, ce n’est jamais trop long. Il ne s’agit pas de cirer les pompes, mais de dire simplement ce qu’on apprécie dans la structure contactée, genre « à la vue de votre site, vous semblez faire un très bon travail de découverte de talents ».

    Une phrase montrant la jonction entre nous et l’interlocuteur est encore mieux : « si j’en crois votre programmation de la saison dernière, notre groupe est totalement en adéquation avec votre ligne artistique ».

    Pour ça, ça vaut le coup de prendre le temps de chercher des informations sur la structure contactée. Comme pour les recherches de boulot, il vaut mieux contacter moins de personnes en le faisant bien qu’envoyer en masse des mails impersonnels qui finiront à la poubelle.

    Les gens aiment les choses familières « vous avez programmé XXX avec qui nous avons partagé des scènes ». C’est encore mieux si on a des amis communs : « je vous contacte sur les conseils de Machin qui m’a donné vos coordonnées ».

    Pour la signature, je ne rejetterais pas forcément le « cordialement ». Il est certes archi usé, mais il me semble un bon compris entre le trop familier « amitiés » ou « amicalement » incongru envers quelqu’un qu’on ne connaît pas tout en évoquant une certaine chaleur. Quand j’apprécie particulièrement la structure ou la personne à qui je m’adresse, je mets souvent « très cordialement ». Mais selon l’interlocuteur ou l’institution, des formules plus cool comme « à très vite » ou « j’espère à très bientôt » sont souvent adéquates.

    • Salut Will,
      Merci pour ta contribution très intéressante comme toujours. Effectivement, expliquer le choix du contact est à prendre en considération pour un éventuel retour. Si tu le permets, je vais ajouter ta contribution dans l’article.

      A bientôt Will,
      Vincent

  2. Personnellement, j’ajouterais une simple phrase qui dit pourquoi vous contactez cette structure plutôt qu’une autre. Je sais que ça peut être un peu long si vous en choisissez beaucoup mais la personnalisation est importante et, comme dans un entretien d’embauche, il est nécessaire de savoir à qui on a affaire (un petit compliment peut être le bienvenu tant que c’est sincère!).

    • Tout à fait d’accord sur la personnalisation du mail. Cela montre qu’on a cherché le meilleur partenaire et que notre réflexion est bien avancée sur les suites à donner.

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